4. СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ
И ФОРМАТИРОВАНИЯ
Создание маркированных и нумерованных списков
Для создания маркированных и нумерованных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройка выполняется в диалоговом окне ФорматСписок (рис.9).
Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список. В качестве элементов здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора необходимо щелкнуть мышкой на избранном образце.
Рис. 9. Настройка маркированных и нумерованных списков
Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа «*». По завершении строки и нажатии клавиши Enter символ «*» автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).
Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация и Маркеры, находящиеся на панели инструментов Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели инструментов Форматирование.
Для списков с очень глубоким вложением уровней можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладке Многоуровневый диалогового окна ФорматСписок.
Работа со стилями
Абзац – элементарный объект оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Но выполнять настройку элементов управления для каждого абзаца отдельно – неэффективно. Она автоматизируется путем использования понятия стиль.
Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечиваются простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.
Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.
Настройка стиля выполняется в диалоговом окне ФорматСтиль (рис.10). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Символы отображаются образцы применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняется в меню, открываемом с помощью командной кнопки Формат.
При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.
Д
ля создания стиля служит командная кнопка Создать в диалоговом окне команды ФорматСтиль – она открывает диалоговое окно Стиль.
Рис. 10. Настройка и выбор стиля
В данном окне следует:
-
ввести название нового стиля в поле Имя;
-
выбрать тип стиля;
-
выбрать стиль, на котором основан новый стиль;
-
указать стиль следующего абзаца;
-
приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.
Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным изменениям во многих других стилях. При разработке небольших документов (одна-две страницы) можно обойтись без настройки и использования стилей, выполнив все необходимое форматирование вручную средствами меню Формат. Однако при разработке объемных документов вручную очень трудно обеспечить единство оформления, особенно если разные разделы документа разрабатывались разными авторами.
Вставка буквицы
Все мы знаем эффектный прием форматирования по книжкам со сказками. Буквица – это особым образом оформленная первая буква. Для того, чтобы оформить первую букву слова, необходимо выделить указанную букву, затем выполнить команду ФорматБуквица (рис. 11). В появившемся диалоговом окне задать параметры оформления буквицы, например: Положение – В тексте, Шрифт – Courier New, Высота в строках – 3, Расстояние до текста – 0.
Рис.11. Вставка буквицы
Буквица ведет себя как кадр, поэтому ее можно перемещать, изменять размеры.
Разбивка текста на колонки
Колонки позволяют разбить полотно текста по ширине на вертикальные полосы, число которых может достигать 12. Минимальная ширина полосы – 1,25 см. Колонки могут быть одинаковой и различной ширины. Промежуток, или интервал, между колонками можно заказать любой, а по умолчанию Word предлагает 1,25 см. Для формирования многоколоночного текста предварительно выделяется фрагмент документа, а затем можно пользоваться инструментом Колонки панели Стандартная (в случае колонок одинаковой ширины), протянув мышкой нужное число ячеек (колонок). Однако доступ к управлению такими параметрами многоколоночного текста, как ширина и интервал между колонками, а также при создании колонок различной ширины, можно получить только после выполнения команды ФорматКолонки. (рис.12).
Рис. 12. Разбивка текста на колонки
Заметим, что в обычном режиме представления документа колонки не отображаются. На их наличие указывают только разрывы разделов.
Колонтитулы
Колонтитулы расположены вверху и/или внизу страницы и чаще всего используются для помещения поясняющей или ориентирующей информации. Колонтитулы создаются и отображаются только в режиме разметки страницы и просмотра. Для создания колонтитулов необходимо переместиться в начало документа и перейти в режим создания колонтитулов командой ВидКолонтитулы. При этом открывается окно редактирования колонтитулов. Его характерные признаки – штриховые рамки вокруг области размещения колонтитулов вверху и внизу страницы, отображение основного текста бледно-серым цветом и наличие панели Колонтитулы с инструментами (рис.13).
Рис. 13. Панель инструментов Колонтитулы
При вводе содержания колонтитулов можно пользоваться всевозможными инструментами форматирования, выбирая шрифт и его размер, эффекты начертания, способ выравнивания. При правке колонтитулов можно переходить в основной текст при помощи соответствующего инструмента панели колонтитулов или двойным щелчком мыши по основному тексту. Для очищения колонтитулов достаточно удалить текст и поля в различных колонтитулах.
Автоматизация правки
Для ускорения и облегчения процесса подготовки документа необходимо выбрать команду ПравкаПерейти. В появившемся окне в поле Введите номер страницы – любую цифру. В результате курсор переместится в начало указанной страницы.
Для перехода между строками, и для его наглядности сначала следует включить отображение нумерации строк на полях документа. Для этого вызывают команду ФайлПараметры страницы, затем активизируют вкладку Макет, на которой щелкают по кнопке Нумерация строк, открыв соответствующую панель (рис. 14).
Рис. 14. Отображение нумерации строк
Щелчком мыши установите флажок Добавить нумерацию строк и задайте сквозную нумерацию строк с единичным шагом во всем документе, выбрав переключатель непрерывно и соответствующую цифру в диалоге Шаг. Закрыв последовательно все окна Параметры страницы, на панели Переход выберите позицию Строка в списке Элементы перехода и напечатайте любую цифру в поле Введите номер строки.
Весьма эффективные средства работы Word предлагает в ситуации, когда в подготовке документа участвует не один автор, а, скажем двое: первый автор готовит основу, второй редактирует. В этом случае имеет смысл использовать режим работы с исправлениями. Тогда все изменения, внесенные вторым автором, особым образом помечаются, а первый автор имеет возможность не только просмотреть их, но и принять изменения либо отказаться от них. Для работы с исправлениями вначале можно установить параметры разметки исправлений. Это может сделать как первый автор, так и второй. Выполнив команду СервисПараметры, активизируем вкладку Исправления и установим, например, следующие параметры разметки исправлений: Добавленный текст будем помечать синим цветом с подчеркиванием, Удаленный текст – красным цветом с зачеркиванием, Цвет выделения – желтым цветом без пометки, Измененные строки – красным цветом с пометкой снаружи (рис. 15). Все установки подтверждаем щелчком по кнопке [Ок]. Затем устанавливается защита для файла с документом, выполнив команду СервисУстановить защиту и включив на панели Защита документа переключатель Запретить любые изменения, кроме Записи исправлений. После установки защиты необходимо сохранить все эти внесенные изменения.
Рис. 15. Настройка автоматизации исправлений
Следующий этап – это редактирование документа вторым автором. После работы второго автора документ опять сохраняется. Чтобы приступить к работе с исправлениями, следует предварительно снять установленную защиту, выбрав команду СервисСнять защиту. Далее выбираем команду СервисИсправленияВыделить исправления. В раскрывшемся диалоге необходимо выбрать варианты (в соответствии с флажками) для работы с документом: Записывать исправления (исправленный документ), Отображать исправления на экране (исходный документ с помеченными изменениями), Печатать исправления вместе с документом (документ в исходном виде), чтобы чисто визуально оценить вклад, внесенный другим автором (рис. 16).
Рис. 16. Настройка исправлений
В процессе правки документа можно отменять или возобновлять текущие действия, используя команды Отменить или Восстановить меню Правка.
Шаблон
Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда удачные стилевые настройки можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство – это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с программой и устанавливается на компьютер вместе с ней.
По своей сути шаблоны – это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.
Использование шаблона для создания документа. По команде Файл/Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержащихся в шаблоне.
Изменение шаблона готового документа. Эта достаточно редкая операция выполняется с помощью диалогового окна СервисШаблоны и настройки. Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный шаблон в папке С:\Program Files\ Microsoft Office\ Шаблоны.
Создание нового шаблона на базе шаблона. По команде ФайлСоздать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается. После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.
Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой ФайлОткрыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблоны документа в поле Тип файла.
Вопросы для самоконтроля
-
Какие списки можно создать с помощью Word?
-
Что такое стиль оформления?
-
Как можно оформить первую букву текста?
-
Как можно разбить текст на колонки?
-
Для чего применяются колонтитулы?
-
Что такое режим работы с исправлениями и для чего он используется?
-
Что такое шаблон?
|
