Слияние документов
Слияние документов весьма эффективно в ситуациях, когда требуется совместить в одном документе типовые фрагменты, и переменные данные, изменяющиеся от экземпляра к экземпляру. Вся работа по слиянию документов может быть представлена четырьмя основными этапами.
На этапе создания основного документа создается документ Word или открывается подготовленный документ, резервируются позиции под так называемые поля слияния, где впоследствии будут фигурировать данные.
Этап формирования источника данных, откуда будет производиться отбор данных при слиянии, может как следовать за подготовкой основного документа, так и предшествовать ей. Чаще всего источник данных представляет собой таблицу, заголовки столбцов которой выступают в качестве наименований полей слияния, а строки являются записями.
После создания или открытия ранее созданного источника данных можно приступать к этапу подготовки основного документа к слиянию, на котором формируется текст составного документа и на зарезервированные места в основном документе вставляются поля слияния. При редактировании составного документа можно использовать арсенал полей Word, которые позволяют ввести в текст документа дополнительные сведения или управлять процессом слияния в зависимости от конкретной записи из источника.
Завершает работу этап объединения данных из источника и основного документа. На этом этапе можно осуществлять различные режимы представления основного документа, сортировку и отбор записей в источнике при слиянии. Вся работа выполняется в режиме слияния, который подключается выполнением команды СервисСлияние.
И
так, первый этап – создание основного документа. Для этого создаем новый документ ФайлСоздать и переходим в режим слияния командой СервисСлияние, где расположены основные кнопки управления процессом подготовки составного документа (рис. 20). Активизируем кнопку Создать в поле Основной документ и выбираем из раскрывшего выпадающего меню Документы на бланке, Наклейки, Конверты, Каталог нужный тип документа, например документ на бланке. Появившийся в ответ диалог предложит варианты основного документа. Из них выберем Активное окно, на основе которого и будет создан основной документ. После закрытия всех диалогов вернемся к рабочему окну, которое будет дополнено новой панелью инструментов Слияние (рис. 21)
Рис. 20. Подготовка документа к слиянию
Р
ис. 21. Панель инструментов Слияние
Большинство инструментов панели Слияние недоступны. Их активизация произойдет после создания или подключения уже образованного источника данных. Если для формирования основного документа используется ранее подготовленный файл, для этого необходимо открыть в рабочем окне Word соответствующий файл и снова выполнить указанную выше процедуру создания основного документа. В результате ранее созданный документ станет основным документом слияния.
Для создания источника данных необходимо щелкнуть кнопку Получить данные в поле Источник данных окна Сервис, а затем из развернувшегося выпадающего меню выбрать Создание источника данных, которое в своей верхней части содержит краткое описание источника, а ниже инструменты для его формирования (рис. 22).
Рис. 22. Создание источника данных
Список Поля в строке заголовка содержит наиболее употребляемые виды полей слияния. Далее при помощи инструментов со стрелками в поле Порядок, выделяя и перемещая соответствующие поля вверх или вниз, установим следующий порядок их прохождения в строке заголовка. После завершения работы над заголовками необходимо сохранить документ с таблицей. В окне Сохранение документа указывают месторасположение файла и вводят его имя.
Следующий шаг в создании источника – ввод конкретной информации. В развернувшемся окне Форма данных необходимо ввести соответствующий текст, например, как на рис 23.
После завершения набора всех записей необходимо нажать клавишу [Ок]. Следующий этап процедуры слияния – подготовка основного документа к объединению с источником. Необходимо открыть основной документ, убедившись в наличии панели инструментов Слияние. Далее создадим или откроем источник. В диалоге Слияние щелкнем инструмент Получить данные в поле 2. Далее в открывшемся окне источника данных отыщем соответствующий файл. После открытия источника приступим к правке основного документа с помощью кнопки Правка основного документа.
Рис. 23. Добавление и удаление данных
Введем в основной документ необходимый текст, например, текст приглашения. Затем введем поля слияния, которые устанавливаются в определенных позициях введенного текста с помощью кнопки Добавить поле слияния. Включив кнопку списка этого инструмента, можно увидеть перечень заголовков столбцов (наименование полей слияния), связанных с основным документом базы данных. Для вставки конкретного поля нужно лишь щелкнуть мышью по соответствующему названию поля. После набора текста потребуются приемы управления отображением основного документа. По умолчанию включен режим отображения полей, в котором мы наблюдаем в местах вставки полей слияния их наименования (заголовки столбцов базы данных). Для перехода к режиму отображения записей включим инструмент Поля/данные, что приведет к отображению в документе первой записи в источнике. Пролистав записи, можно убедиться, что все они поочередно отображаются на экране.
Вопросы для самоконтроля
-
Что представляет собой макрос?
-
Можно ли использовать пробелы в имени макроса?
-
Что представляет собой слияние документов?
-
Какие этапы существуют при подготовке документов к слиянию?
-
Что называется полем слияния?
-
Можно ли вставить поле слияния в созданный ранее документ?
-
Как можно перейти в режим отображения записей?
|
