Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули. В отчет могут входить как все данные, так и отдельные избранные данные, содержащиеся в записях.
Предлагается отчет для вывода информации: в котором данные отсортированы относительно отделов, в каждом из которых указывается фамилия сотрудника, а так же тип, наименование, стоимость оборудования, за которое он несет ответственность.
Рисунок 13 - Отчет
6.2.1Использование модулей
Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность. В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.
Рисунок 14 – Окно «Модули»
Для наглядности часть разработанных программ для создаваемой БД представляются в приложении 1.
6.3Общие рекомендации для работы с базой данных
6.3.1Защита от несанкционированного пользования
В MS Access предоставляется возможность установить защиту для несанкционированного доступа, поэтому в разработанной базе данных , воспользовавшись этой функцией устанавливается пароль. Пользоваться информацией и вносить изменения сможет только человек, назначенный ответственным за распределение инвентаря, контролирующий этот вопрос.
Открыв приложение MS Access, доступ к базе данных «Инвентаризация» будет возможен только при введении пароля.
Рисунок 15 – Запрос пароля
6.3.2Главное окно – меню
При введении правильного пароля получаем доступ к базе данных. На экране открывается многофункциональное окно – форма «Инвентарь», содержащее самую необходимую информацию.
Здесь пользователь имеет возможность в списке выбрать интересующий инвентарь и получить информацию:
- к какому типу он относится (что это? Монитор, телефон, компьютер, …),
- что входит в состав, если это компьютер (список комплектующих, модель, количество, цена),
- общая стоимость выбранного оборудования отображается в нижнем правом углу,
- кто из сотрудников ответственный за данный инвентарь, и к какому отделу он относится.
С помощью данной формы пользователь сможет осуществить сортировку данных относительно конкретного Отдела, Сотрудника или ТипаОборудования, для этого необходимо поставить «галочку» в соответствующем поле в верхнем правом углу формы.
Рисунок 16 – Форма «Инвентарь»
Для удобства внесения или изменения информации имеются кнопки:
- «Добавить» - вызывает дополнительное окно, где присваивается номер новому оборудованию, заполняются поля «Отдел», «Ответственное лицо» с помощью вспомогательных стрелок, предоставляющих выбор из списка, затем нажимается «Далее».
Рисунок 17 – Диалоговое окно «Добавление инвентаря»
На следующем этапе всплывает окно «Оборудование». Теперь вносятся данные оборудования, тоже имеется возможность выбора из списка.
Рисунок 18 – Диалоговое окно «Оборудование»
Следующее окно «Состав Оборудования» позволяет заполнить информацию о комплектующих изделиях:
Рисунок 19 – Диалоговое окно «Состав Оборудования»
Аналогичным образом работают кнопки «Перемещение», «Ремонт», «Списание».
6.3.3Другие функции
Используя запросы есть возможность быстро сформировать автоотчеты. Так как MS Access является приложением Мicrosoft Office, многие функции знакомые пользователям по другим приложениям (например Word, Exel) сохраняются так же и здесь. В любой таблице можно воспользоваться сортировкой или автофильтром.
Используя запросы есть возможность сформировать автоотчеты.
|
