Содержание




Скачать 280.77 Kb.
Название Содержание
страница 1/3
Дата публикации 29.05.2014
Размер 280.77 Kb.
Тип Реферат
literature-edu.ru > Авто-ремонт > Реферат
  1   2   3


«Организация личной работы менеджера»
СОДЕРЖАНИЕ


  1. Введение…………………………………………………………3




  1. Задание 1. Теоретическая часть………………………………...4

а. Эффективное использование рабочего времени

б. Принципы организации работы менеджера

в. Определение приоритетов решаемых задач

г. Планирование управленческой деятельности менеджера

(перспективные и оперативные планы)


  1. Задание 2. Практическая часть………………………………….17




  1. Выводы……………………………………………………………19




  1. Список используемой литературы………………………………20


ВВЕДЕНИЕ
“Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

П. Друкер

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства.

Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

Целью данной работы, является рассмотрение организации работы менеджеров. То есть: как организовать работу менеджера, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд менеджера настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы менеджера.

ЗАДАНИЕ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
а. Эффективное использование рабочего времени

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1.Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не

успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2.Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При

этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3.Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4.Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5.“Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6.Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7.Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего

стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают

работоспособность. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:
Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени



Вид деятельности

Интервал времени

(от. до.)

Продолжительность











Таблица 2. Листок “дневных помех”



помехи

интервал

продолжительность

кто

пометки

(причины)














Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке. Надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Пример:
Таблица 1а. Анализ видов деятельности и расхода времени



Вид деятельности

Интервал времени

Продолжительность

Разбор почты (срочно/не срочно)

1000 - 1020

20 минут

Телефонный звонок (подтверждение встречи)

1020 - 1030

10 минут

Подготовка документов для встречи с партнерами

1030 - 1200

1 час 30 минут

Делегирование подчиненным работ по новому проекту

1200 - 1320

1час 20 минут

Обеденный перерыв

1320 - 1400

40 минут

Дорога

1400 - 1420

20 минут

Переговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта

1420 – 1540

1 час 20 минут

Дорога

1540 - 1625

45 минут

Подготовка доклада

1625 - 1700

35 минут

Доклад руководству о прошедшей встрече

1700 - 1725

25 минут

Ответ на письма

1725 - 1800

35 минут


Таблица 2а. Листок “дневных помех



Помехи, интервал

Продолжительность

КТО

Пометки ( причины)

Телефонный разговор с бывшим коллегой ( во время подготовки документов)

20 минут

б. Коллега

Желание отвлечься от бумаг

Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту

15 минут

Подчиненный

Проблемы с выполнением порученного

Пробка на обратной дороге

45 минут




Внешняя причина


Сильные стороны:

· сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)

· не самые важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени

· каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими

· вся работа, проделанная в этот день, была необходима

· помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

Слабые стороны:

· временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)

· непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

б. Принципы организации работы менеджера

Основные направления, которые будет рассмотрены в этом пункте, являются важными составляющими в организации работы менеджера. Необходимо отметить также, что все советы носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает менеджер. В процессе организации работы менеджера не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

Организация рабочего места. Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место менеджера. Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

Внутренний объем и форма кабинета.

Мебель.

Оборудование.

Цветовое оформление кабинета.

Санитарно-гигиенические условия работы.

Работа с документами и корреспонденцией. Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим).

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

Регистрация поступающей корреспонденции.

Сортировка в зависимости от предназначения.

Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции.

Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Ведение телефонных разговоров. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минималь­ное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необ­ходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера.

Проведение совещаний, конференций. Каждый день, утром менеджер проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения.

При подготовки к совещанию необходимо:

Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

Определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

Как можно раньше послать приглашение участникам;

Выбрать помещение для заседаний (кабинет менеджера или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов.

Составление графика работы. Продолжительность рабочего дня менеджера, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов. Продолжительность рабочего дня менеджера, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 900 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 1300 до 1400 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время.

Подготовка и проведение выступлений. Менеджер должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения.

Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору.

1. Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;

2. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?;

3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать;

4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям;

5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;

6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации;

7. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части;

8. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений.

9. Если нет опыта публичных выступлений, необходимо потренироваться;

10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи.

Для эффективности выступления необходимо составить план выступления, который должен включать:

Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя.

Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал и др.

Заключение: изложение основной мысли выступления в виде тезисов; заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.)

Прием по личным вопросам. Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600.

Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Все приемы посетителей можно разделить на официальные и неофициальные.

Официальные приемы можно проводить:

за столом для конференций, совещаний

за рабочим столом.

Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”

В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы менеджер должен:

уметь активно слушать.

уметь понять собеседника.

уметь направить разговор в нужное русло;

стараться говорить на уровне собеседника и др.

Посещение рабочих мест. Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них. Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее.
  1   2   3

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Содержание icon 1. Требования к выполнению и структуре рефератов выполнению индивидуальных...
Содержание (содержание включает: введение; наименования всех разделов, подразделов, пунктов и подпунктов основной части задания;...
Содержание icon 1. Требования к выполнению и структуре рефератов выполнению индивидуальных...
Содержание (содержание включает: введение; наименования всех разделов, подразделов, пунктов и подпунктов основной части задания;...
Содержание icon 1. Требования к выполнению и структуре рефератов выполнению индивидуальных...
Содержание (содержание включает: введение; наименования всех разделов, подразделов, пунктов и подпунктов основной части задания;...
Содержание icon Рабочая программа по литературе представляет собой целостный документ,...
«Литература». Программа детализирует и раскрывает содержание стандарта, определяет общую стратегию обучения, воспитания и развития...
Содержание icon Рабочая программа по литературе представляет собой целостный документ,...
В. Я. Коровиной, 8-е издание, М. Просвещение 2009. Программа детализирует и раскрывает содержание стандарта, определяет общую стратегию...
Содержание icon Рабочая программа по литературе представляет собой целостный документ,...
В. Я. Коровиной, 7-е издание, М. Просвещение 2006. Программа детализирует и раскрывает содержание стандарта, определяет общую стратегию...
Содержание icon Рабочая программа по литературе представляет собой целостный документ,...
В. Я. Коровиной, 7-е издание, М. Просвещение 2006. Программа детализирует и раскрывает содержание стандарта, определяет общую стратегию...
Содержание icon Содержание

Содержание icon Темы и ее содержание

Содержание icon Темы и ее содержание

Литература


При копировании материала укажите ссылку © 2015
контакты
literature-edu.ru
Поиск на сайте

Главная страница  Литература  Доклады  Рефераты  Курсовая работа  Лекции