Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В




НазваниеДокументированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В
страница1/7
Дата публикации21.09.2014
Размер0.87 Mb.
ТипДокументы
literature-edu.ru > Информатика > Документы
  1   2   3   4   5   6   7


Введение
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.

Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью «РДВ-медиа», а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Данная работа состоит из введения, трех частей, заключения и приложений.

В ходе работы рассматривались структура, количественные характеристики документооборота, движение входящих, исходящих и внутренних документов. Изучался процесс создания организационно-распорядительных документов. Анализировался порядок формирования и организация хранения документов.

Во введении обосновывается актуальность темы, определяются цели, задачи, структура работы. В первой главе представлена общая характеристика организации ООО «РДВ-медиа», направления деятельности, структура. Вторая глава представляет схему работы с документами в данной организации. В третьей главе содержатся выводы, заключенные в ходе изучения организационной деятельности работы с документами Компании ООО «РДВ-медиа».

При написании настоящей дипломной работы были использованы следующие источники литературы:

………

Документы регламентирующие организацию документооборота ООО «РДВ-медиа»:

• Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

• Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест­ного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими измене­ниями).

• Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

• Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу­дарственном гербе Российской Федерации».

• Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

• Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули­ровании».

• Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро­дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ).

• Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

• Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Феде­рации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Пра­вительства Российской Федерации».

• Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов ис­полнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Поста­новлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

• Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол­нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

• ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

• ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстан­дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни­тельной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятель­ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением кол­легии Росархива от 06.02.2002 г.).

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен­ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен­ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).
В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего системати­зированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разра­ботки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологиче­ских средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие — 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.


  1. Краткая характеристика ООО «РДВ-медиа»

    1. История создания ООО «РДВ-медиа»


Общество с ограниченной ответственностью «РДВ-медиа» - является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации, является членом гильдии издателей периодической печати и осуществляет свою деятельность на коммерческой основе. Днем рождения издательского дома считается 6 октября 1992 года (выход в свет первого номера газеты «Работа для вас»). Непосредственным предметом деятельности Общества является: осуществление редакционно-издательской деятельности, газет, журналов, а также других научных, технических, найчно-популярных и рекламных изданий, каталогов, проспектов и иной печатной продукции. Раньше аналогов «РДВ» в нашей стране просто не существовало, и даже на Западе объявления о вакансиях чаще всего публиковались в воскресных номерах ежедневных газет. Издательский дом был первопроходцем, все выстраивали с нуля – и схему привлечения рекламодателей, и службу продаж, и редакционную работу. Сами формулировали российский рынок классифайдовых изданий и в итоге создали уникальные продукты, с которыми трудно конкурировать. Со временем вырос большой издательский дом, который заботится не только о трудоустройстве читателей, но и об образовании и досуге. А в ближайшей перспективе планируется активно развивать интернет-ресурсы. Главная миссия издательского дома «РДВ-медиа» – помочь жителям мегаполисов ориентироваться в потоке информации. В какой бы ситуации ни оказался человек - будь то отдых, поиск работы или выбор учебного заведения – издательский дом протянет ему руку помощи, отсеит самое главное, интересное, полезное, чтобы читатель не тратил время впустую, а эффективно использовал каждую минуту своей жизни. В настоящее время издательский дом выпускает следующие печатные издания и интернет-проекты:

  • Газета «Работа для Вас»

  • Газета «Элитный персонал»

  • Газета «Из первых рук»

  • Журнал «Ваш Досуг»

  • Журнал «Куда пойти учиться»

  • Справочники различной тематики

  • сайты: rabota.ru, ucheba.ru, dosug.com, e-personal.ru, iz1ruk.ru.

С помощью этих изданий люди находят хорошую работу, строят карьеру, повышают квалификацию, интересно проводят досуг. А издательский дом… зарабатывает деньги.

Адрес издательства: 109004, Москва, Малый Дровяной пер., д.3, стр. 1.
Сайт издательства: rdwmedia.ru
1.2 СТРУКТУРА ООО «РДВ-МЕДИА»

Подразделения и их функции.


Подразделение
(Краткое наименование)

Выполняемые функции

  1. Руководство

Разработка и контроль исполнения стратегических и тактических планов по реализации стратегии развития компании.

    1. Секретариат

Документооборот, организационное обеспечение деятельности руководства

  1. Департамент газетных изданий (ДГИ)

РЕДАКЦИЯ "Работа для Вас" и "Из первых рук"

подготовка и выпуск газет «Работа для Вас» и «Из первых Рук», справочников по трудоустройству, подготовка статейных материалов, проведение горячих линий с читателями, ведение специальных проектов

РЕДАКЦИЯ "Элитный персонал"

подготовка и выпуск газеты «Элитный Персонал», справочников по бизнес-образованию и рекрутменту

Отдел продаж «Работа Для Вас» (ОП РДВ)

Продажа рекламных площадей в газете «Работа Для Вас» и др. изданиях.

группа по работе с кадровыми агентствами.

Работа с кадровыми агентствами

группа консультирования.

Прием звонков и консультирование клиентов по вопросам размещения рекламы

группа привлечения клиентов

Привлечение новых клиентов, возвращение ушедших

группа обслуживания клиентов

Ведение постоянных клиентов.

Отдел продаж «Элитный Персонал» (ОП ЭП)

Продажа рекламных площадей в газете «Элитный персонал» и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел Интернет продаж (ОИП)

Продажа рекламных мест на сайте «rabota.ru» и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел продаж «Из первых рук» (ОП ИПР)

Продажа рекламных площадей в газете «Из Первых рук» и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел Интернет-проектов (ОИП)

Разработка и поддержка интернет-проектов ДГИ (rabota.ru, e-personal.ru, iz1ruk.ru): программирование, верстка, разработка интерфейсов и дизайна, создание и размещение контента, поддержка пользователей по вопросам работы с сайтом

Отдел продвижения (ОПр)

Реклама изданий.

Отдел маркетинга (ОМ)

Контроль эффективности изданий и участие в разработке новых предложений клиентам

Отдел регионального развития (ОРР)

Расширение и совершенствование сети региональных изданий, обеспечение финансового взаимодействия с региональными изданиями

  1. Департамент журнальных изданий (ДЖИ)

РЕДАКЦИЯ "Ваш Досуг"

Подготовка и выпуск журнала «Ваш Досуг». Планирование номеров, заказ материалов и фотоиллюстраций, создание флет-плана, редактирование текстов, верстка статей, создание макета номера, создание паспортов для отправки в типографию

РЕДАКЦИЯ "Куда пойти учиться"

Подготовка и выпуск журнала «Куда пойти учится».

Заказ редакционных и рекламных материалов, фотоиллюстраций и рисунков, редактирование редакционных и рекламных материалов, подготовка информационных материалов, верстка статей, рекламных и информационных материалов, работа над макетом номера

Информационная служба (ИС)

Сбор и занесение в базу данных информации для справочников и веб-проекта ucheba.ru

Отдел продаж «Ваш досуг» (ОП ВД)

Продажа рекламных площадей в журнале «Ваш Досуг» на сайте «dosug.com» и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов

группа по работе с брендами.




группа рубричной рекламы.




группа спец. проектов




группа «Культура»




группа Интернет продаж




Отдел продаж «Куда пойти учиться» (ОП КПУ)

Продажа рекламных площадей в журнале «Куда пойти учиться» и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов

Отдел Интернет-проектов» (ОИП)

Техническая поддержка и разработки на сайте «dosug.com», «ucheba.ru

«dosug.com»




«ucheba.ru»




Отдел продвижения (ОП)




Группа по продаже билетов (ГПБ)

Взаимодействие с поставщиками билетов

  1. Финансовый департамент (ФД)

    1. Бухгалтерия (бух)

Ведение бухгалтерского и налогового учета

    1. Кассовая группа (КГ)

Расчетно-кассовое обслуживание

    1. Финансово экономический отдел (ФЭО)

Финансовое планирование, составление и контроль исполнения бюджета, управленческий учет, анализ.

  1. Прочие подразделения

    1. Административно хозяйственный отдел (АХО)

Обеспечение подразделений мебелью, оргтехникой, канцтоварами. Поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях и на территории предприятия.

    1. Отдел эксплуатации и ремонта (ОЭР)

Эксплуатация и устранение неисправностей инженерных сетей здания (электрика, сантехника, вентиляция, кондиционирование), проведение косметического ремонта помещений. Обслуживание лифта.

    1. Отдел по работе с персоналом (ОП)

Подбор персонала для предприятия и ведение кадрового делопроизводства

    1. Юридический отдел (ЮО)

Юридическое сопровождение деятельности предприятие

    1. Производственный отдел (ПО)

Подготовка и передача материалов в типографию. Набор, корректура, составление указателей, изготовление модульной рекламы, сканирование и цветокоррекция, общая верстка и пре-пресс изданий.

    1. Отдел программно технических средств (ОПТС)

Поддержка и развитие компьютерной и телефонной сети предприятия, программного обеспечения

    1. Отдел контроля и аналитики распространения (ОКАР)

Контроль распространения изданий выпускаемых ИД

    1. Отдел приема рекламы (ОПР)

Прием объявлений во все издания от клиентов лично подающих объявления, агентов, Рекламных агентств

    1. Информационный отдел (ИО)

Администрирование АСУ

      • курьерская служба (КС)

Доставка документов клиентам ИД
  1   2   3   4   5   6   7

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconВсероссийский Интернет-конкурс педагогического творчества
Тв и другие сми. Это в значительной степени затрудняет дальнейший путь ребенка к познанию прекрасного, лишая его возможности отличить...

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconТипы перевода сложных существительных и сложных прилагательных
Существует несколько типов перевода отдельных слов с одного языка на другой, различных по степени соответствия перевода переводимому...

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconГосударственный образовательный стандарт
Нормативный срок освоения основной образовательной программы подготовки специалиста по защите информации по специальности 075300...

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconПроизводительность труда это
Производительность труда важнейший экономический показатель, характеризующий эффективность затрат труда в материальном производстве...

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconПрограмма Visual Graph может работать как в Unix системах, так и в Windows
Визуализация информации — это процесс преобразования больших и сложных видов абстрактной информации в визуальную форму. Универсальным...

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconТрансфертное ценообразование в компаниях со сложной структурой
Кроме того, такая трансфертная цена в значительной степени влияет и на решения, принимаемые в подразделении по величине ис­ходных...

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconКнига веков история мира в синхронистической таблице
Необычна она прежде всего тем, что её основу составляет не привычное историческое повествование, а синхронистическая таблица

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconКолесник В. Д., Полтырев Г. Ш. Курс теории информации
Сети ЭВМ и телекоммуникации, сетевые технологии, распределенные автоматизированные системы обработки информации и управления

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconРабочая программа по литературе (базовый уровень) 9 класс
...

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В iconПрограмма по литературе ориентирована на достижение следующих целей: освоение
Основу программы составляет содержание, согласованное с требованиями федерального компонента государственного стандарта среднего...

Литература


При копировании материала укажите ссылку © 2015
контакты
literature-edu.ru
Поиск на сайте

Главная страница  Литература  Доклады  Рефераты  Курсовая работа  Лекции