6.3Общие рекомендации для работы с базой данных
6.3.1Защита от несанкционированного пользования
В MS Access предоставляется возможность установить защиту для несанкционированного доступа, поэтому в разработанной базе данных, воспользовавшись этой функцией, устанавливается пароль. Пользоваться информацией и вносить изменения сможет только человек, назначенный ответственным за редактирование информации, контролирующий этот вопрос.
Открыв приложение MS Access, доступ к базе данных «InventoryDataBase» будет возможен только при введении пароля (рис. 6.12).
Запрос пароля
Рис. 6.12
6.3.2Главное окно – меню
При введении правильного пароля получаем доступ к базе данных. На экран выводится главная форма.
В левой части формы «Сотрудники» при помощи кнопок «сотрудники», «архив сотрудников», «отправить в архив» выводиться информация о всех сотрудниках, можно редактировать и вводить новые данные, при необходимости можно отправить информацию о сотруднике в архив. В центральной части главной формы, которая называется «Оборудование», находятся кнопки «добавить оборудование», «добавить наименование», «закрепить оборудование», «отправка в сервис», «перечень установленного оборудования», «сервис оборудования», «списанное оборудование». При нажатии на эти кнопки мы переходим к формам, в которых можем просматривать, добавлять и редактировать сведения об оборудовании, о наименовании, данные об ответственном персонале и объектах, к которым прикреплено оборудование, отправлять оборудование в ремонт и проверку, а также списывать оборудование как непригодное после проверки или ремонта. В правой части главной формы находиться раздел «Объекты», в котором по кнопкам «объекты» и «добавить новый вид объекта» переходим к форме добавления и редактирования объектов, а также добавления и редактирования наименования типов объектов.
Окно главной формы представлено на рис. 6.13.
Главная форма
Рис. 6.13
Главная форма достаточно проста для восприятия и информативна благодаря разделению ее на разделы. Далее приводиться полное описание главной формы.
Для добавления сведений о сотрудниках надо открыть форму «Сотрудники» (рис. 6.5), ввести информацию и нажать кнопку «Добавить запись» в нижней части формы. Для присвоения новой должности необходимо выбрать должность из поля со списком в подчиненной форме и нажать кнопку «Добавить». Для изменения существующей должности необходимо пользоваться кнопкой «Сохранить». Также имеется кнопка поиска по заданным критериям «Найти запись».
Для добавления сотрудников в архив надо воспользоваться формой «Отправить в архив» (рис. 6.14), напротив соответствующего сотрудника поставить галочку в столбце «Архив» и нажать кнопку «Отправить в архив». Для просмотра информации о бывших сотрудниках необходимо пользоваться формой «Архив сотрудников» (рис. 6.15).
Форма «Отправить в архив»
Рис. 6.14
Форма «Архив сотрудников»
Рис. 6.15
Для того чтобы добавить сведения об оборудовании достаточно открыть форму «Добавить оборудование» (рис. 6.16), ввести данные и нажать кнопку «Сохранить». Затем необходимо открыть форму «Закрепить оборудование», в подчиненной форме «Оборудование» в поле со списком выбрать заводской номер, после этого в форме «Объекты» выбрать адрес объекта и нажать кнопку «Привязать» (Рис. 6.17).
Форма «Добавить оборудование»
Рис. 6.16
Форма «Закрепить оборудование»
Рис. 6.17
Для отправки оборудования в сервис в главной форме надо нажать кнопку «Отправка в сервис» (рис. 6.18). В форме выбираем заводской номер оборудования, подлежащего отправке в сервис, вводим дату, вид сервиса и табельный номер ответственного сотрудника и нажимаем кнопку «Ок». В случае если оборудование уже находиться в ремонте или с него по каким-либо причинам не сняли статус, находящегося в сервисе оборудования, появиться окно сообщения об ошибке. Затем появится подчиненная форма, в которой будет предложено снять оборудование с сервиса (рис. 6.19).
Форма «Отправка в сервис»
Рис. 6.18
Форма «Отправка в сервис» с подчиненной формой
Рис. 6.19
В форме «Сервис оборудования» (рис. 6.20) можно списать оборудование, не прошедшее ремонт или проверку, поставив отметку в столбце и нажав кнопку «Списать». Просмотреть информацию о списанном оборудовании позволяет форма «Списанное оборудование» (рис. 6.21).
Форма «Сервис оборудования»
Рис. 6.20
Форма «Списанное оборудование»
Рис. 6.21
Форма «Перечень установленного оборудования” (рис. 6.6) предоставляет информацию о том, какое оборудование закреплено на объектах. Для удобного использования имеется кнопка «Поиск», которая позволяет вывести информацию по конкретному запросу. Также имеется кнопка «Просмотр отчета», с помощью которой информацию об установленном оборудовании можно просмотреть в удобной форме и распечатать.
В разделе «Объекты» при нажатии на кнопку «Объекты» мы переходим к форме добавления новых объектов (рис. 6.7). В поле со списком выбираем вид объекта. Если необходимый вид не найден, то необходимо обратиться к форме «Добавить новый вид объекта» (рис. 6.22) и ввести информацию.
Форма «Добавить новый вид объекта»
Рис. 6.22
6.3.3Другие функции
Используя запросы, есть возможность быстро сформировать автоотчеты. Так как MS Access является приложением Microsoft Office, многие функции знакомые пользователям по другим приложениям (например, Word, Excel) сохраняются так же и здесь. В любой таблице можно воспользоваться сортировкой или автофильтром.
|
